Vi har alle brug for pauser på arbejdet. Men kaffepauserne og de sociale snakke kan godt blive for hyppige og for lange. Det påvirker effektiviteten og kan måske ses på virksomhedens bundlinje. Men hvordan tager du som leder hul på sådan et prekært emne?

Kaffepauser, fejring af fødselsdage og andre sociale begivenheder i løbet af måneden. Hyggelige sammenkomster, der skaber liv på jobbet, gode relationer og sammenhold. Men sommetider kan det være nødvendigt at se nærmere på hvor meget tid, der egentlig bruges på ’hygge’, og hvor meget hyggen reelt koster. Det kan nemlig vise sig at blive ret ’uhyggeligt’, hvis det i sidste ende giver høj spild, ineffektivitet og påvirker økonomien i negativ retning i virksomheden. Første skridt er, at medarbejderne faktisk forstår, hvad pausetiden egentlig koster.

Jeg sidder ofte med næsen i regnskaberne sammen med mine kunder – virksomhedsejerne – og analyserer, hvad det er, der har påvirket deres overskud, i forhold til de budgetterede forventninger. Noget af det vi ofte ser, er ”spild”. ”Spildtid” er ofte arbejdsgivers definition af medarbejdertid, der ikke kan faktureres og dermed ender med at påvirke det økonomiske resultat. Men hvordan tager man fat i sådan et problem uden at virke som en chef, der er diktatorisk og nøjeregnende?

Der skal (også) være plads til sociale pauser 

De pauser, man har brug for i løbet af dagen, behøver ikke nødvendigvis at være lange eller skemalagte. Langt de fleste arbejdspladser er da også indrettet sådan, at den enkelte medarbejder kan holde en pause, for at hente sig en kop kaffe, ryge en cigaret eller lignende og det skal der også være plads til.

Alt sammen hører ind under det, der kan betegnes som sociale pauser. Det er pauser, som har et formål om f.eks. at undgå den fysiske og mentale nedslidning. Udover hyggen her og nu betyder de sociale pauser også, at man kommer lidt tættere på hinanden, og at man føler en samhørighed, hvilket kan være med til at få samarbejdet til at glide lettere i en travl dagligdag. Det er jeg stor fortaler for. Det skal lige understreges.

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Problemet opstår først, når pauserne tager overhånd. Når anledningerne til pauserne bliver flere, og pauserne bliver længere. Når medarbejderne så begynder at klage over ikke at have tid nok til arbejdet, og når der blive løst færre opgaver med de samme ressourcer.

Det kan sagtens lade sig gøre at vende skuden. Det skal bare gøres på en ordentlig måde.

Fire gode råd til få dine medarbejderne til at forstå, hvad deres pauser koster:

  1. Ved dine medarbejder hvad de koster i timen? Mange af dine medarbejdere er måske slet ikke klar over, hvad de koster i timen, når de tager pauser eller holder møder. Tag et personalemøde og tydeliggør med konkrete eksempler, hvad en hypotetisk medarbejder koster med sociale bidrag, forsikringer m.m. Der er ingen grund til at udstille nogen, så gør det så informativt og detaljeret så muligt, så de kan spørge til de enkelte elementer i dig beregning.
  2. Taler I om økonomien? Mange er bange for at tale økonomi, fordi folk hurtig tror, at der nu er tale om en fyringsrunde, eller at indehaver vil have flere penge til sig selv. Det er derfor en god ide at skabe en kultur, hvor I godt kan tale åbent om økonomi, uden det skal have en negativ klang. Så et godt råd er: Forbered dig ordentlig, når du vil fremlægge økonomi for dine medarbejdere og lad dem stille spørgsmål. Husk at det er dejligt med nysgerrige medarbejdere.
  3. Har I en ordentlig dialog? Det er vigtigt, at I får en god og konstruktiv dialog omkring de økonomiske mekanismer. Involver medarbejderne i arbejdet med at skabe eller fastholde et godt arbejdsklima – også uden brug af mange og lange pauser. Lad dem forstå, hvor de kan påvirke tingene i deres egen adfærd. F.eks. kunne det være at blive lidt ekstra en dag, så en bestemt opgave bliver færdig, og at man ikke skal bruge tid på den igen dagen efter. 
  4. Er der en fælles forståelse? Når du har taget hul på den ofte svære snak, så mærk efter om der en fælles forståelse. For ofte vil medarbejdere også gerne have, at der er en god bæredygtig bundlinje, fordi det også har konsekvenser og skaber usikkerhed i deres jobtryghed, hvis økonomien ikke er god.

Men, hvis du til gengæld oplever medarbejdere, der mangler forståelse for, at man ikke behøver, holder otte kaffepauser og fem rygepauser i løbet af en arbejdsdag, eller skal gøre en opgave færdig hos en kunde samme dag, så er det måske medarbejderen, der har det forkerte værdisæt. Og hvis de ikke lever op til virksomhedens værdisæt, så lever de måske heller ikke op til den service, du som leder gerne vil have, din virksomhed har over for jeres kunder.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe forretningsforståelse og hvordan I påvirker hinanden – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Jeg hører ofte fra arbejdsgivere at medarbejdere ikke forstår den forretning, de er en del af. Men har du forklaret, hvilken indflydelse de har, eller hvordan økonomien hænger sammen i virksomheden?

Alting koster penge. Det gør pauser ved kaffeautomaten også. Men er dine medarbejdere overhovedet bevidste om det? Har I en dialog om det?

Jeg har arbejdet med et hav af virksomheder, både indenfor produktion, service og håndværk. Virksomheder, der lever af levere timer. Og hvor ikke fakturerbare timer – måske ender med at spise et eventuelt overskud op.

Læs også: Fire råd til dig, der vil skabe bæredygtig vækst 

Men medarbejderne er ofte ikke bevidste om, at tiden ved kaffeautomaten koster. Måske har du ikke skabt en dialog, hvor du forklarer dine medarbejdere hvad møder, kaffepauser, ikke fakturerbar tid og dårlig service koster. I så fald er du som rigtig mange af de virksomhedsejere, jeg har siddet med.

Lad mig først understrege, at det er enormt vigtigt for en virksomhedskultur, at der er plads til pauser og en snak over kaffen med ens kollegaer. For hvis der ikke er plads til pauser og frihed til at reflektere og tale sammen, så mister vi relationen til vores arbejdsplads. Vi kommer til at føle os som maskiner, der stille og roligt bryder ned eller i dette tilfælde, skifter vi måske bare job (hvilket også er dyrt, men en anden snak). Så – kaffepausen er vigtig! Men…

Husk at skabe forretningsforståelse i virksomheden

Vi skal alle i en virksomhed forstå de økonomiske mekanismer, for at kunne bidrage til at fastholde en fornuftig økonomisk kurs og skabe en bæredygtig virksomhed. Hvis du som leder forstår dem, så er der stor værdi i at forklare dine medarbejdere det, så de forstår den forretning, som de er en vigtig brik i.

For hver gang der bliver holdt møde, drukket kaffe eller en medarbejder, der på en anden måde ikke er produktiv i forhold til de arbejdsopgaver, der ligger på skrivebordet, så koster det virksomheden penge. Det er fakta.

Den grafiske illustration nedenfor viser et tydeligt eksempel på, hvordan tingene hænger sammen. Når virksomheden har en god bæredygtig bundlinje, så har vi en god virksomhed. Det betyder, at virksomheden skaber arbejdspladser og dermed har brug for medarbejdere. Og når vi har mange gode produktive medarbejdere, der forstår forretningen, og hvordan de enkeltvis bidrager til den, så betyder det, at vi har en god bæredygtig bundlinje osv. osv.

Men hvis virksomheden har en dårlig bundlinje, hvor der er røde tal, og der ikke er vækstet i lang tid, så kan det resultere i en sårbar virksomhed, der ikke har mulighed for at skabe arbejdspladser og måske i stedet må fyre medarbejdere. Tingene har en indflydelse på hinanden. Både når økonomien går godt, men også når den går mindre godt i en virksomhed.

Så for at du har en god og stærk økonomi i virksomheden, kan alle have stor glæde af at forstå, hvordan de hver især bidrager til økonomien og forretningen, og hvordan de påvirker netop jeres fødekæde. Hvis du som leder, selv forstår disse mekanismer, så har du en vigtig opgave i at prøve at få dine medarbejdere til at prøve at forstå det. I er sammen om forretningen, og mange medarbejdere er sikkert ikke klar over, hvordan de faktisk har indflydelse på økonomien både positive og negativt, eller hvad f.eks. kaffepauserne koster.

En god dialog er vejen frem

Et sidste tip er dog at huske på, at der er flere måder, at tage sådan en dialog med dine medarbejdere på. Det er enormt vigtigt, at du får skabt en ordentlig dialog, der ikke bare ender op med et påbud om, at kaffepauser fremover kun må vare 5 minutter. Det handler om at finde en løsning, som alle kan nikke ja til og ved, hvilke påvirkninger det har, når man bevidst vælger at gøre noget andet.

Men der er rigtig meget at hente ved at få skabt en dialog med dine medarbejdere, så de får forretningsforståelse og viden om virksomhedens økonomi. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal gøre, så kan du altid kontakte mig.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe større indsigt i forretningen eller i relationerne, og hvordan I sammen kan vækste og være innovative i jeres virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? 

Så er du velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Du vil gerne vækste, men hvor skal du starte? Jeg rådgiver virksomheder i at skabe økonomisk overblik, få viden om talenter og indsigt i organisationen. Det gør jeg ved at komme 360 grader rundt for at skabe en bæredygtig virksomhed, både økonomisk og menneskeligt. Her er fire gode råd til, hvordan du som virksomhedsejer kan starte  væksten, der passer til dig og din virksomhed. Og vi starter med dig selv.

For det med at skabe vækst og nye tiltag i din virksomhed handler i lige så høj grad om dig selv, dine talenter, dit lederskab og ikke mindst dine visioner. Start med at kigge 360 grader om dig selv. Hvad er dit bedste bidrag til virksomheden? Hvad er dine naturlige talenter, altså hvad er du særligt dygtig til? Hvad er dine værdier? Hvor er dine stærkeste kort i forhold til kunder og dit personale? Et 360 graders eftersyn af dig selv, kan derefter følges op af et 360 graders eftersyn af din virksomhed.

I sidste uges blogindlæg tog jeg fat på, at der er rigtig meget at hente ved at starte væksten med, at kigge sig selv dybt i øjnene.

Læs mere: Skal din virksomhed vækste? Så bør du måske starte her…

I dag giver jeg dig nogle helt konkrete råd til, hvordan du kommer godt i gang, når du gerne vil flytte dig selv som menneske, for at du også kan flytte din virksomhed i den retning du ønsker:

Fire råd til, hvordan du kan starte en bæredygtig vækst for dig og din virksomhed

  1. Find ud af hvad du er rigtig god til, og hvad du er knap så god til. Accepter at du ikke altid kan alt det du gerne vil. Uddeleger i stedet for de opgaver som dræner dig og som du måske bruger unødig meget tid på. På den måde får du frigivet tid, så du kan gøre det, du er rigtig god til – til glæde og gavn for både dig selv og din virksomhed.
  2. Er du den leder, du gerne vil være? Og ved du, hvilken leder du vil være? I en vækstfase eller på vej mod nye tiltag, kan det være værdifuldt at kigge nærmere på, hvilken rollemodel du som leder gerne vil være. Måske er der noget, som skal justeres for at du selv, eller dine medarbejdere kan performe bedre? Det handler om at være tydelig og tydeligheden skal understøttes af din adfærd.
  3. Hvilken adfærd har du? Stemmer den adfærd du har overens med det, du siger over for dine medarbejdere, kunder og andre samarbejdspartnere.? Er din virksomhed for eksempel kendt for et højt serviceniveau og en uformel omgangstone, skal det være noget alle genkender i imellem dig og dine relationer.
  4. Hvordan indgår du i relationer med dine medarbejdere eller dine kunder? Du kan ikke lave om på andre, men du kan forholde dig til, hvordan du er og reagere i samspillet med andre. Her kunne det måske være en god ide at tænke; ”Jeg kan flytte mig i forhold til, hvordan jeg er sammen med dig”. Som virksomhedsejer er det okay at tilpasse sig i forhold til, hvilken medarbejder eller kunde, du taler med – min erfaring er, at det ofte er små forandringer eller det at man bevidst undlader at reagere eller reagere med nysgerrighed på den anden, sommetider kan skabe mirakler for både slutresultat, motivation og samarbejde.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomhed kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Ønsket om at vækste – sælge mere og øge bundlinjen er noget de fleste virksomhedsejere kender til. Men der er flere veje dertil. Hvad med at starte med at kigge på dig selv og begynde at se dig selv udefra for eksempel?

Mange virksomhedsejere glemmer at kigge på sig selv, når det handler om, at virksomhedens grundmekanismer skal flyttes. For du er nødt til at starte med dig selv, før du kan flytte din virksomhed.

Der kan være flere årsager til, at virksomheden ikke er der, hvor du gerne vil have den. Men når vi kigger på vækstmuligheder, er der mere end bare røde og sorte tal i en regnskabsbog at tage med i sine overvejelser.

Det handler i lige så høj grad om dig og dine talenter og visioner. Og dine medarbejderes ikke mindst – hvis du har sådan nogle.

Der er rigtig meget at hente ved at starte en vækstplan med, at kigge sig selv dybt i øjnene.

At du kigger 360 grader om dig selv. Hvad biddrager du med? Hvad er dine værdier? Hvor er dine stærkeste kort i forhold til kunder og dit personale? Et 360 graders eftersyn af dig selv også et 360 graders eftersyn af din virksomhed.

Har du glemt at være rollemodel på vejen?

Et af de konkrete vækstparametre er for eksempel din ledelsesstil. Får du ledet dine medarbejdere rigtigt, så de kan præstere deres bedste?

Lad os tage et eksempel. Du er i lærer som tømrer og finder ud af, at du egentlig gerne vil ud i verden og blive tømmersvend og derefter tømmermester. Din nuværende mester har du ikke meget til overs for. Han er arrogant og anerkender for lidt, tænker du. Og når du bliver mester, så vil du gøre det anderledes.

Efter at have været tømmermester i noget tid, oplever du pludselig en distance mellem dig og dine medarbejdere. Du bliver irriteret på dem, tænker, at de ikke forstår de ting, du siger. Dine sælgere virker arrogante og enormt fremme i skoene, og din bogholder er pludselige blevet emsig.

Hvad var det lige, der skete der?

Hvis du kigger dig i spejlet, vil du måske se, at du trods alle dine gode intentioner alligevel er endt med at minde en lille smule om din gamle mester. En leder, der har travlt – så travlt, at han glemmer at anerkende sine medarbejdere og se, hvad de yder. Tænk hvilke mirakler du vil kunne udrette, hvis du og dine medarbejdere begyndte at trække i samme retning igen.

I en vækstfase eller på vej mod et nyt tiltag, kan det være værdifuldt at kigge nærmere på, hvilken rollemodel du som leder du gerne vil være. Og måske er der nogle justeringer der skal til for at blive den rollemodel.

Tør du kigge på dig selv udefra?

Du kan for eksempel starte med at finde ud af, hvad du selv er god til, og hvad du er knap så god til. Og derefter se på, hvordan du bruger din tid. Bruger du dig selv bedst?

Eller spilder du din tid på opgaver, der faktisk er svære for dig, eller som ikke ligger naturligt i dine talenter? I stedet for at tage opgaver på dig, som ikke ligger dig naturligt, så er det måske en ide at udlicitere dem.

Når du så har kigget dig selv dybt i øjnene, og fået et overblik over, hvordan du forvalter dine egne talenter og ressourcer, er det tid at gå videre til dine medarbejdere. Bruger du dem rigtigt? Får du dem til at yde sit bedste?

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

De fleste virksomhedsejere laver kun budget, når banken beder om det. Og så inkluderer de kun de store linjer. Men et detaljeret budget, som opdateres ugentligt, er et fantastisk værktøj. Det giver overblik, og du giver indtryk af at have styr på din forretning overfor bestyrelse, bank og investorer.

Jeg har oplevet mange virksomhedsejere, der ikke kan overskue at lave et budget, som de kan bruge på daglig basis. De prioriterer ganske enkelt ikke detaljerne i budgettet. De taler måske med deres revisor, som ved, at det skal ende med at have de store linjer på plads. Men som virksomhedsejer vil det være et fantastisk værktøj i hverdagen, hvis budgettets detaljer indeholder informationer, der er genkendelige fra hverdagens drift.

Læs også: Laver du også kun budget, når banken beder om det?

Måske skal der laves et budget i forbindelse med vækst eller investeringer, men når du efterfølgende skal følge op, kan det være svært at huske grundlaget og detaljerne. Arbejder du f.eks. med ydelser, hvor det handler om fakturering af timer, så lav budgettet så detaljeret, at du kan følge med løbende.

Et detaljeret budget, der passer til din virksomhed

Lad os for eksemplets skyld tage omsætningen i en behandlervirksomhed:

  • Hvor mange sessioner (klienter) kommer der på daglig basis?
  • Hvor mange dage om ugen?
  • Hvilke dage om ugen kommer der klienter?
  • Hvor mange uger arbejdes der i den enkelte måned?
  • Hvilke måneder er der ferie? Og til hvilken timepris?

Eksempel på omsætning for en enkelt måned:

Antal klienter

2

Antal besøg om dagen 2
Antal dage pr. uge 3
Antal uger 3
Antal sessioner pr. måned 36
Pris pr. session excl. Moms 600
Omsætning 1:1

21.600

Når budgettet er så specificeret, kan du følge op på daglig eller ugentlig basis, om du har faktureret det, du skal – både i forhold til fakturerbare sessioner og i forhold til kroner. For du kan jo godt have leveret det antal sessioner, som budgettet siger, men aftalt en lavere eller en højere timepris med de enkelte klienter. Er I flere i din virksomhed, skal I finde et system, der matcher jeres behov i forhold til opfølgning og registrering.

Bliver du opfattet som en professionel virksomhedsejer?

Ved at lave et budget, der passer præcis til virksomheden og vækker genklang i hverdagen, får du som virksomhedsejer et godt værktøj, der er til glæde og gavn for samarbejdet med virksomhedens interessenter. På den måde kan du have et sikkert og trygt overblik, fordi detaljerne fortæller om tankerne bag.

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås

Detaljerne skaber overblikket og får fremlæggelsen af budgettet til bestyrelsen, banken eller investorer til at fremstå mere sikker. Kort sagt er det en måde, hvorpå du vil blive opfattet som professionel virksomhedsejer, der har styr på sin forretning. Så hvor detaljeret er dit budget?

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og innovativt – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

 

 

Kan man både være kreativ og have styr på økonomien? Ja, det kan man sagtens. Det kræver ofte blot, at du finder én, som kan sparre med dig og støtte dig i at forstå de økonomiske mekanismer i din virksomhed.  

I mit arbejde som coach og økonomisk rådgiver har jeg mødt mange kreative mennesker med gode (og mindre gode) ideer, som de gerne ud i verden medKendetegnet for flere af dem er, at de enten ikke gør det, fordi de ikke har et økonomisk overblik, eller også kaster de sig bare ud fra timetervippen uden yderligere eftertanke. 

Men det er en fordom, at man ikke både kan være kreativ og have styr på økonomien – for det kan man sagtens. Forudsætningen er bare ofte, at du som kreativ ejerleder finder én, som kan støtte dig i at forstå din virksomheds økonomiske mekanismer. Det kan for eksempel være sådan en som mig. 

Bygge bro mellem det kreative og økonomiske 

Mine anbefalinger er altid, at vi starter med at skabe en bro mellem den kreative driftsforståelse og økonomisk forståelse. Det gør vi helt konkret sammen ved, at den kreative virksomhedsejer fortæller mig i hans/hendes hverdagstermer om den måde de arbejder på, og hvor mange produkter/ydelser de kan sælge og til hvilken salgspris.  

Læs også: Laver du kun budget, når banken beder om det? 

Jeg lader dem tale om økonomi i deres hverdagssprog. Og så stiller jeg spørgsmål ud fra min erfaring og viden, og jeg prøver at forstå deres verden. Når jeg har fået alle de økonomiske detaljer ud af den kreative virksomhedsejer, sætter jeg det op i eksempelvis et detaljeret budget, hvor det er nemt for ejeren at genkende det han/hun har fortalt mig.  

Det handler om, at den kreative virksomhedsejer kan genkende den måde, som de ser hverdagen og driften, i den måde deres budget eller økonomiske rapportering er sammensat. Således kan vi bygge bro og udvide forståelsen skridt for skridt. 

Genkendelighed i det økonomiske overblik 

Forstil dig en konsulent, som både sælger rådgivning, foredrag og workshops. Jeg stiller vedkommende mange spørgsmål. De kunne eksempelvis være: 

  • Hvor mange rådgivningstimer kan du sælge pr. uge og i hvilke måneder?  
  • Hvad skal det koste i gennemsnit pr. time? 
  • Hvilke måneder holder du ferie? 
  • Hvilke måneder er der mindre at lave? 
  • Hvor mange workshops skal du afholde, og hvad koster de? 
  • Skal leje lokalereller er der andre omkostninger forbundet med dine workshops og foredrag? 

Alt dette kan virksomhedsejeren sagtens svare på, og så er det min opgave at sætte det sammen i et økonomisk overblik og budget, hvor hans/hendes termer er genkendelige.  

Nogle gange kan jeg opleve, at mine kunder bliver helt tomme i blikke over at se det hele skåret ned til en enkelt A4side i et forsimplet økonomisk overblik. De ser det som bank eller revisorsprog. Men når vi sammen kigger på detaljeringsgrundlaget, og de kan genkende det de har sagt i vores samarbejde, jamen så skaber det gennemsigtighed for dem. 

Sæt “økonomisk forståelse” på din to do-liste 

Efterfølgende laver vi en opfølgning på de realistiske tal måned for måned ved siden af hinanden. I den forbindelse sætter vi ofte ekstra detaljer ind omkring, hvor mange af hver ydelse, der er solgt. Det er frem for blot at give ejeren en balance, som de ikke kan læse eller forstå, da de ikke taler revisor– og banksprog. 

Jeg opfordrer også mine kunder til at lave en opfølgning hver uge. Det kan være med til at give dem en tryghed og en løbende forståelse af, om de er på vej i den rigtige retning. Det kan gøres med enkle og simple værktøjer. 

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås 

Ofte går vi kun til møde med vores revisor en gang eller to om året, og her får vi så at vide, om det går godt eller skidt. Om der er vækst eller tilbagegang. Men er det nok? Måske forstår du slet ikke, hvad din revisor fortæller dig, og du har måske brug for at vide mere om din virksomhed end bare omsætning minus omkostninger. 

Kort sagt, så handler det om at sætte ”økonomisk forståelse” på din dagsorden, få prioriteret løbende henover året og få en større og bredere forståelse for de økonomiske mekanismer i lige netop din virksomhed. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?  

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig 

 

 

Mange små virksomhedsejere laver kun et budget, hvis banken beder om det. Ellers laver de det aldrig eller i hvert fald ganske sjældent. Jeg har en anden tilgang til økonomien. Og med den er du godt klædt på til en god dialog med banken, hvor du føler dig sikker. 

Der kan være flere årsager til, at virksomhedsejere kun laver budget, når banken beder om det. Budgettet er formodentlig ikke detaljeret nok til, at du som ejer kan gennemskue, hvad der ligger til grund for de overordnede budgettal. Du har måske heller ikke en rapporteringsform, der fortæller dig, hvordan den virkelige verdens økonomi er i forhold til det udarbejdede budget. 

Jeg oplever jævnligt, at iværksættere eller virksomhedsejere henvender sig til mig og siger: ”Jeg skal i banken, kan du lige lave et budget til mig?”  

Øhhh nej, det kan jeg ikke LIGE lave, men jeg kan lave en skabelon til dig, og så kan vi sammen fylde tal i.” 

Og hvorfor er det, at jeg ikke bare LIGE kan lave det budget? Jamen, det er jo, fordi jeg ingen kendskab har til de tanker, ideer, muligheder, omkostninger o.lign. der skal med i budgettet. Til gengæld kan vi i fællesskab få din oplevelse af hverdagen og driften til at blive til tal og økonomi. 

En detaljeret tilgang sikrer, at du ikke mister overblikket 

Lad os for eksemplets skyld antage, at du har en håndværksvirksomhed, og vi skal lave et godt budget. På forsiden vil vi lave et økonomisk overblik, der på klassisk vis i hovedtræk viser omsætning, lønninger og andre omkostninger i interval af en måned.  

Det klassiske økonomiske overblik er naturligvis det, banken efterspørger. Men hvis du skal huske grundlaget for tallene, anbefaler jeg, at der laves gode, støttende og sigende specifikationer til. Det kan f.eks. være at tage stilling til, hvor mange svende- og lærlingetimer du har til rådighed, og hvad skal de koste – både når du sælger og aflønner dem. Eller det kan være, hvor mange timer de arbejder effektivt pr. uge/måned – husk at tage højde for f.eks. ferier.

Det samme kan du gøre i forhold til materialeforbrug og servicebiler. Lønningerne til fastansatte medarbejdere bør specificeres på navn eller funktion med pension, ferietillæg o.lign. Derudover kommer alle faste omkostninger som lokaleomkostninger, biler og andre administrative omkostninger, der er vigtige. 

Ved at gå så detaljeret til værks kan du altid efterfølgende ændre på de enkelte parametre/tal i budgettet en ad gangen uden at miste overblikket. 

Naviger din virksomhed støt og sikkert med dette redskab 

Vi kommer sammen hele vejen rundt om din virksomhed, så du kender dit budget i detaljer. Når det grundarbejde er lavet, kan du trygt gå i banken og fremlægge dit budget og din virksomheds forventede fremtidige økonomiske situation. Så er du godt klædt på til en god dialog, hvor du føler dig sikker. 

Sidegevinsten er, at du sammen med din revisor eller bogholder kan lave en ekstra skabelon. Nemlig din virksomhedsrapportering på eksempelvis månedlig basis. En sådan virksomhedsrapportering bør holde faktiske økonomiske tal op imod et godt gennemarbejdet budget. Men det bør også indeholde andre pejlemærker, f.eks. relevante oplysninger for at tage temperaturen på din virksomhed.

Læs også: Økonomi skal kunne bruges og forstås

Du kan ofte i dit gennemarbejdede budget finde info, som du har lagt til grund for økonomien. De er gode indikatorer på pejlemærker, der kunne være relevante at vide noget om løbende.  

Et godt, gennemarbejdet budget kombineret med en god enkelt rapporteringsform er et stærkt styringsredskab for dig som virksomhedsejer. Det gør dig tryg, det giver dig overblik, og det fortæller dig klart og tydeligt om din virksomheds tilstand. Og på den måde kan du navigere din virksomhed støt og sikkert. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?  

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig. 

 

Jeg bliver jævnligt spurgt, hvorfor jeg kalder mig praktisk økonomisk rådgiver. Og svaret er egentlig ganske enkelt. Det er, fordi jeg altid arbejder med og taler om økonomi fra et praktisk udgangspunkt.  

For mig er økonomi et håndværk som jeg gennem tiden har sat en ære i at udføre bedst muligt. Og med bedst muligt mener jeg naturligvis korrekt. Men mest af alt skal det være informativt og brugbart, for dem jeg enten har været ansat hos eller for mine kunder.  

Jeg har ingen lang teoretisk økonomisk baggrund bag mig og kan derfor ikke alle teorierne. Det, jeg har gjort i stedet, er at lytte og spørge for at forstå, hvilken forretning jeg skal lave økonomi for. Når jeg lytter og spørger, kan jeg danne mig et indtryk af, hvilke behov ledelsen kan have for at få et overblik over, hvordan det står til med deres virksomhed. Jeg får også et overblik over, hvor stor en økonomiforståelse den enkelte leder har, samt hvilken form for rapporteringstal de har brug for udover de økonomiske.  

Et budget skal være mere end sorte og røde tal 

Når jeg arbejder med virksomhederne, sørger jeg for, at vi forstår hinanden, og at det materiale, vi bruger, er skræddersyet til virksomheden og lederen. Det skal være en informativ økonomisk rapportering og et budget med alle de andre ting, som også kan være vigtige at vide noget om.  

Og det er forskelligt, hvad hver enkelt virksomhed har brug for af detaljer udover de økonomiske tal. Er det f.eks. et fitnesscenter, kunne det være rart at vide noget om antal medlemmer, til- og afgange eller en opdeling af omsætningen. Jeg tilpasser altid budget og rapporteringen til den enkelte virksomhed. 

Når jeg som praktisk økonomisk rådgiver har forståelse for virksomheden, kigger jeg også i økonomiafdelingens arbejdsrutiner efter steder, hvor vi kan bruge informativ bogføring. Det kan f.eks. være ekstra dimensioner, mere sigende bogføringstekster, udnytte et modul i ERP-systemet eller forretningsgangene på tværs af organisationen. Et eller andet sted havner de fleste af virksomhedens data i virksomhedens ERP-system, og så kan man jo lige så godt skrive noget alle kan læse og forstå.  

Der er mange penge at spare i, at medarbejderne trives 

At være praktisk økonomisk rådgiver er for mig også at se alt det, der foregår i resten af organisationen – trivsel og stress, udvikling af mennesker og produkter, adfærd og samarbejde. For kun på tværs af organisationen, faggrænser og heiraki skaber vi økonomiske og menneskelige bæredygtige virksomheder.  

At turde stoppe op og prioritere i en travl hverdag. Skabe balance og tjekke, at alle er med på virksomhedens værdier, hvordan vores adfærd afspejler det vi gerne vil og forståelse for hinanden der skaber rummelighed. Og det er også sund økonomi og fornuftig ledelse at kigge på hele virksomheden.  

Der er mange penge at spare i, at mennesker trives, at alle arbejder i samme retning, rummer hinandens forskelligheder, men også at alle er bevidste om, at kun med en sund økonomi skabes der en bæredygtig virksomhed, der er attraktiv for markedet og for de ansatte på den lange bane. 

Du og din økonomiske rådgiver skal tale samme sprog 

Derudover udfordrer jeg lederne og/eller ejerne til at tage ansvar for at forstå de økonomiske mekanismer i deres virksomhed – også selv om det kan være svært at forstå. Men man må godt kræve af sin økonomiske samarbejdspartner, at de giver sig tid til at tale i et sprog, du forstår. De forstår jo heller ikke, hvis du taler i dit fagsprog, vel? 

Det handler om, at vi øver os i at tale samme sprog, når vi taler god økonomi i virksomhederne. Men det handler også om at forstå, at der ligger god sund økonomisk fornuft i at kigge på hele virksomheden. 

Prioriterer du at forstå din virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? Taler du og din økonomiske rådgiver samme sprog? Og har du tillid til, at du kan spørge om alt – også det du ikke forstår? Hvis ikke så start hellere i dag end i morgen. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?  

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.