Som praktisk økonomisk rådgiver møder jeg mange virksomhedsejere, der fortæller mig, at de ikke har gjort den løbende økonomistyring til en del af deres hverdag. Her bliver jeg desværre nødt til at sige, at det for mange kan give søvnløse nætter og stress i kroppen, når man ikke kender økonomien, eller når man ikke rigtig har føling med, hvor man vil hen med sin forretning rent økonomisk.

Lad mig slå det fast én gang for alle: Tallene er altså ikke for økonomernes skyld, de er til for dig som virksomhedsejer.

Økonomistyring er svært, men du kan sagtens lære det

Men er det da nemt at lære at forstå og bruge tallene aktivt i driften af sin virksomhed? Her må jeg ærligt svare, at nej, det er ikke nemt. For langt de fleste er det faktisk ret svært at lære.

Men kan det så overhovedet lade sig gøre? JA DA, tro mig med lidt flid og terperi kan du sagtens lære at både forstå og bruge tallene aktivt i driften af din virksomhed.

Helt grundlæggende handler det først og fremmest om, at du træffer en beslutning om, at du vil blive god til at forstå økonomien i din virksomhed. Herefter skal du finde din tålmodighed frem, for den er afgørende, når du skal forstå tallene step-by-step. Mest af alt handler det om, at du og din revisor eller bogholder finder frem til et fælles sprog, hvor I taler om økonomi i din øjenhøjde, så du kan genkende den i din virksomheds hverdag.

Når først talforståelsen er på plads, vil du opdage, hvor mange fordele, du opnår ved at tage ansvar og styring over økonomien i din virksomhed. Så, er det ikke bare at komme i gang med økonomiforståelsen?

I mange virksomheder er det et tabu at tale økonomi, når vi også taler om trivsel. Men som virksomhedsejer er man nogle gange nødt til at italesætte det, for at det kan blive bedre.

Det er desværre ofte et tabubelagt emne, når vi kombinerer økonomi og trivsel i én samtale. Det sker ofte fordi, der opstår misforståelser og mistillid mellem lederen og medarbejderen.

Vi kan alle i et helt arbejdsliv komme ud for at opleve, at vores arbejdsevne kan svinge op og ned. Der kan være alvorlig sygdom blandt vores nære, skilsmisser eller andre private sorgfulde begivenheder, der slår os ud af kurs. De forskellige belastninger betyder, at vores effektivitet ændrer sig.

Ledelsen skal her kunne udvise fleksibilitet og justere arbejdet i forhold til medarbejdernes tilstand. Og det er ikke for medarbejdernes blå øjnes skyld. Det vil afspejle sig på bundlinjen, fordi det skaber loyalitet og bevirker, at flere bliver i virksomheden, så vigtig viden og erfaring ikke går tabt (hvilket er meget dyrt for virksomheden).

Skab en respektfuld dialog

Er der et mønster i fraværet, så prøv, i stedet for at slå medarbejderen i hovedet med, hvor mange sygedage vedkommende har i forhold til resten af teamet, at tage dialogen: ”Jeg er bekymret for dit fravær, og jeg vil rigtig gerne hjælpe dig, så du får et mindre fravær. Er der noget, jeg som leder kan gøre?”

Her skal man selvfølgelig være opmærksom på, at man sidder i en magtposition, hvilket betyder, at hvis lederen ikke kan lide svaret, kan han/hun reelt set opsige vedkommende. Det handler derfor om, at vi bør skabe en kultur, hvor vi kan italesætte den slags, uden at det skal resultere i en afskedigelse.

Læs også: Kan succes være andet end bundlinje?

Der kan jo være mange grunde til, at medarbejderen har et større fravær. Er der sygdom i familien? Er der mobning på arbejdspladsen? Er opgaverne vokset den ansatte over hovedet? Er man i tvivl, om man skal skifte job? Der kan være mange grunde. Men fraværet bliver ikke bedre, før vi tør tage en dialog om det.

Bruger du en løftet pegefinger?

Det er vigtigt at være bevidst om, at der ligger en masse tabuer bag økonomi og trivsel, og der kan også ligge en mistillid. En mistillid om at medarbejderen reelt ikke kan sige, hvordan han eller hun faktisk har det. For hvordan tager du det som leder? Tager du det som kritik, som løftet pegefinger eller med åbenhed?

Jeg tror desværre ikke, at der er mange, der tør fortælle sandheden, fordi vi sidder i det her magtforhold. Magtforholdet er også tabubelagt, for det kan godt være, du har et godt forhold til dine medarbejdere – men har du også et ærligt forhold til dem?

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Men for at svare på overskriften til dagens blogindlæg så ja, du kan godt have økonomi og trivsel i samme samtale. Det skal bare gøres på en ordentlig, tillidsfuld og respektfuld måde. For der er mennesker, der kan støtte økonomien, men også ødelægge den.

Måske er det en svær samtale, men hvis du ikke tager snakken, kan du risikere, at medarbejderen siger op. Og det har en endnu større konsekvens for virksomheden.

Trivsel som en strategisk ressource

Det handler om at skabe forretningsforståelse hos medarbejderne og forståelse for, hvordan de er en vigtig medspiller og kan påvirke forretningen både positivt og negativt. Det er en kontinuerlig opgave, der skal passe og plejes – særligt i en travl hverdag.

Løsningen er at tænke trivsel som en strategisk ressource helt på linje med kapital, produktion, bygninger, kunder og årsværk. De virksomheder og organisationer, der formår det, er bæredygtige organisationer i begrebets bedste forstand.

Har du brug for at få et 360-graders eftersyn af jeres virksomhed? For at få et overblik over, hvordan økonomien og medarbejderne hænger sammen? Så tøv ikke med at kontakte mig.

For når jeg arbejder med mine kunder, er tallene på bundlinjen ikke det eneste, jeg kigger på – jeg kigger på hele jeres virksomhed.

Hen over de sidste måneder har jeg i samarbejde med GoLearn udarbejdet online kurser, hvor jeg har fået mulighed for at dele af min viden og lige om lidt lanceres projektet.

Jeg er utrolig glad for at få denne mulighed, for det gør også, at jeg sammen med andre instruktører kan give dig endnu flere konkrete værktøjer, der gør dig i stand til at tackle de udfordringer, der følger med lederjobbet.

Jeg har stået foran kameraet, hvilket jeg normalt ikke er så glad for, i nogle (meget) varme lokaler, for kombinationen af lyden af aircondition og video er ikke god. Men det har været det hele værd.

Er du leder, eller har du interesse i ledelse, så jeg synes ikke, du skal gå glip af det her.

Som du allerede ved, har jeg mange jern i ilden, og det nyeste er, at jeg hen over sommeren i samarbejde med GoLearn har knoklet for at sammensætte et online kursus, der omhandler omkostningerne i forbindelse med ansættelse, on-boarding og fejlansættelser samt kostprisen på en medarbejder.

GoLearns kurser er en værktøjskasse spækket med en masse viden samlet i online kurser lige til at gå til. Kurserne er fyldt med cases, konkrete eksempler og instruktørernes bedste tips, så du kan bruge dem i dagligdagen.

Netflix for online kurser i ledelse

Med et medlemskab til GoLearn Ledelse får du adgang til alle nuværende og kommende online kurser i ledelse.

Kurserne ligger on-demand ligesom Netflix, det betyder, at du kan se mine og de øvrige kurser, præcis når det passer ind i din hverdag. Skal du f.eks. afholde en jobsamtale, kan du på kort tid få opfrisket, hvad det er, du skal huske at fokusere på, så du ikke ender med en fejlansættelse, der kan blive dyr for dig og din virksomhed.

Den 10. september lanceres online kurserne hos GoLearn, og du kan allerede nu gå ind og tilmelde dig.

 

Jeg har de sidste måneder arbejdet på min e-bog, der er til dig, der tænker, at du kan få endnu mere ud af din virksomhed og dit eget potentiale. 

Du kan hente den her.

Et ordentligt overblik over din virksomhed kan være et stærkt redskab for at forstå, hvad der sker i din virksomhed. Og sådan et redskab kaldes en ledelsesrapport.

Ledelsesrapportering handler blandt andet om at give ledelsen viden om, hvordan virksomheden har det. Det vil sige en form for temperaturmåling, der viser, om virksomheden er sund og rask – går virksomheden i den retning, ledelsen ønsker.

Det handler også om at have et grundlag at styre efter. Gennem ledelsesrapportering ser man på fakta mod budgettet, og der foretages handlingsbaserede indsatser for at sikre, at virksomheden er sund og rask og følger den plan, der er lagt.

Læs også: Kan du gå til økonomiforståelse onsdag aften?

Der er ikke nogen bestemt opskrift på, hvornår du skal lave en ledelsesrapport, det kommer meget an på, hvilken virksomhed du har, og hvilken størrelse der er tale om. Nogle gør det på månedsbasis, andre gør det en gang i kvartalet.

For mig og mine kunder er en god ledelsesrapportering en, der ikke kun fokuserer på tallene på bundlinjen, men også ser på eksempelvis tallene fra HR-afdelingen eller særlige salgskampagner. Det kan f.eks. være, hvor mange nye medarbejdere der er kommet til, hvor mange har forladt virksomheden, hvor mange er syge, hvor mange sygedage har der været, og er der nogle langtidssygmeldte.

Er det overhovedet vigtigt at lave en rapport?

Ja, for pokker da.

Den giver et tydeligt og konkret indblik i de økonomiske mekanismer, der er i din virksomhed.

Rapporten er for at ledelsen løbende kan se, om virksomheden er på rette vej, eller om der skal foretages justeringer.

Den kan være et nødvendigt redskab i værktøjskassen for at ledelsen kender deres forretning. For små og mindre virksomheder handler det samtidig meget om at have et indblik og massere sin økonomiforståelse.

Du kan nemlig ikke overlade økonomien til din revisor og bogholder, det går ikke. For det er dig, der i sidste ende har ansvaret som leder.

Jeg siger ikke, at du skal forstå hele regnskabslovgivningen eller selskabslovgivningen, men du skal forstå, hvordan de økonomiske mekanismer arbejder i din virksomhed, og hvordan de forskellige parametre påvirker hinanden.

Læs også: Forstår du heller ikke, hvad din revisor siger?

Også selvom det er svært.

Det er ligesom, da vi skulle lære at cykle. Det er smadder svært til at starte med, men med tiden lærer vi det.

Nye ting tager tid 

Problemet er bare, at mange dygtige ledere har svært ved at træde ind i det felt, der hedder, ”nu skal jeg lære noget nyt”, fordi de kan synes, det er pinligt at skulle spørge om hjælp til noget, de ikke forstår.

Jeg oplever jævnligt, at der er en misforstået opfattelse af, at ”det burde jeg jo vide, når jeg er leder/virksomhedsejer”. Men hvis du har brugt din tid på drift og alt det, du er dygtig til, så har der måske ikke været tid til en fordybelse i en løbende ledelsesrapportering.

Men det er en grænse, du og din virksomhed kan have stor glæde af at komme over.

For hvis vi ikke kan tillade os selv at lære noget nyt, så bliver vi heller ikke bedre.

Sidder du og har brug for at få et klart billede på, hvordan din virksomheds økonomi ser ud, så er du langt fra den eneste leder. Det kan jeg hjælpe dig med. Også hvis det passer ind i din kalender onsdag aften, kan vi sagtens finde ud af det der.

Min påstand er, at du i høj grad kan gå til økonomiforståelse onsdag aften, hvis du sætter det i kalenderen, som hvis du gik til fodbold eller yoga.

For ønsker du at udvikle dig som leder eller virksomhedsejer og lære at forstå de økonomiske mekanismer i din virksomhed, kan det være en god idé at prioritere det. Prioriterer du det, kan det være en god idé at sætte tid af til det i kalenderen, som hvis du gik til en anden form for aktivitet i løbet af ugen. På den måde viser du både dig selv og din familie, at du tager din egen udvikling alvorligt.

Jeg har, lige som mange af mine kunder, travlt i hverdagen, hvilket ofte gør det svært at prioritere andet end hverdagens gøremål og udfordringer. Når jeg taler med min kunder, har de en masse ting, de gerne vil blive bedre til, sætte mere tid af til eller fordybe sig i, men hverdagen forstyrrer de gode intentioner.

Det kan være alt fra lavpraktiske ting, de gerne vil optimere, blive klogere på de medarbejdere de har i virksomheden, lære at forstå økonomien så de får et bedre overblik eller lave et godt gennemarbejdet budget, der kan bruges som styringsværktøj i hverdagen. Måske har de mange gode innovative idéer, men ikke tid til at udvikle dem eller sætte dem i gang.

Find den måde der passer dig – og prioriter!

Men hverdagen kan tage overhånd, og når hverdagen tager overhånd, kommer den til at styre og dermed sætte retningen. Det kan betyde, at du og din virksomhed føler jer presset, og for nogle kan det ende i stress. Ender nogle i stress, efterlader det de andre med mere arbejde, og det er skruen uden ende. Det er dyrt både menneskeligt og økonomisk.

At sætte tid af til at gøre noget andet kan gøre en stor forskel. At gøre det kontinuerligt og holde fokus på ”daglig” basis skaber en stor forandring både for dig som leder og for dine medarbejdere. Du/I tager jer selv alvorligt, og så bliver det er jer, der styrer retningen og hverdagen.

Er det nemt? NEJ, det er på ingen måder nemt.

At ville skifte vaner, mindset eller holde fokus på det man gerne vil, i stedet for det man skal og bør, er på ingen måder nemt.

Alt efter hvem du er som leder, finder du din helt egen metode til at sætte tid af til det, du gerne vil, hvad enten der er at udvikle dig selv, virksomheden, medarbejderne, produkter, ydelser eller måske det hele – måske noget ambitiøst, men dog muligt. For nogle vil der være to timer om ugen, de kan afsætte, og for andre virker det med 30 minutter om dagen.

Find den måde der virker for dig og din hverdag, MEN prioriter det. Det er det første store skridt. Og hold så derefter fast i aftalen med dig selv.

Start med et enkelt område, der trænger til din særlige opmærksomhed, og som du vil have stor glæde af at fordybe dig i. Brug tid på at fordybe dig, evt. forberede spørgsmål du kan stille til personer omkring dig, så du bliver mere vidende eller afklaret.

Jeg kan give dig overblikket

Jeg arbejder som økonomisk rådgiver med mine kunder på den måde, at vi f.eks. laver en økonomisk rapportering, så taler vi om den i bestemte intervaller (måned eller kvartal). Vi taler også om afvigelser i de faktiske tal i forhold til budgettet og om de andre ting, vi har valgt at indbygge i kundens ledelsesrapportering (det kan være antal medlemmer, til- og afgang af medarbejdere/kunder eller fordelingen af bestemte tal eller andet relevant).

For mig og mine kunder er det vigtigt, at de har et trygt samarbejde, hvor de kan stille alle spørgsmål, og der er tid til at forstå det ud fra deres hverdag. Ét skridt ad gangen.

Har de tid til, at vi gør det en sen eftermiddag eller aften, jamen så er det der, vi gør det. Jeg har et ansvar for at forstå dem og deres hverdag, og oversætte det jeg ”læser” i deres tal til min kunde.

Jeg antager aldrig, at de forstår mit fagsprog, jeg forstå jo hellere ikke nødvendigvis deres fagsprog.

Vi taler også om dem som leder, hvad fungerer, og hvad fungerer ikke i deres hverdag? Er der udfordringer i forhold til medarbejdere? Hvordan kunne det se ud fra medarbejderens side? Og hvad skal prioriteres den næste periode?

Vi sætter tid af sammen og prioriterer det.

Dette er en version af at sætte tid af til at gå til ”økonomi om onsdagen”. Der findes lige så mange varianter, som der er mennesker og virksomheder.

Teknikken om at ”gå til udvikling eller fremtid om onsdagen” kan også bruges, hvis du har en iværksætterdrøm, så kan du undersøge og skrive, lave øvelser, lave budgetter, reasearche økonomiske vinkler eller andet, der er relevant for at komme tættere på en afklaring om netop din iværksætterdrøm.

Ofte taler vi blot om det, vi drømmer om, men med denne metode gør du noget aktivt ved det, du taler om.

Og handlinger skaber forvandlinger.

Skal jeg hjælpe dig med et 360-graders eftersyn af din virksomhed? Så kan du læse meget mere her, hvad det er, jeg kan hjælpe dig med, og hvordan vi kommer hele vejen rundt om din virksomhed.

Inden du tager på ferie, er det en rigtig god idé at få skabt et økonomisk overblik i forhold til din virksomheds likviditet. For så skal du ikke løbe ekstra stærkt, når du kommer tilbage fra ferie.

I sidste uge talte jeg om, hvordan du kan lave en status eller en to-do-liste over hvilke arbejdsopgaver, du skal prioritere og hvilke, du kan uddelegere, inden du tager på ferie, så du får ro i maven.

I dag tager vi den lige et niveau op.

For det er også en god idé at have styr på selve virksomhedens økonomi – hvilke indtægter og udgifter er der hen over sommeren.

Læs også: Tag på ferie med ro i maven – sådan laver du en status inden sommerferien

Det vil sige, har du styr på, at der f.eks. er mindre omsætning den næste måned, og hvordan det vil påvirke virksomheden? Hvis ikke, så læs med her.

Sommerferien nærmer sig så småt, hvor flere virksomheder går på lavt blus – ja, det gælder faktisk de fleste virksomheder i Danmark. Derfor mener jeg, at er det meget vigtigt, at du har styr på, hvad du skal gøre, når din virksomheds omsætningen med stor sandsynlighed falder hen over sommeren.

Da omsætningen kan være lavere, handler det om at forstå de økonomiske mekanismer og udsving, der er i virksomheden og særligt i forhold til likviditeten.

Overblik giver tryghed

Har I f.eks. lavet et budget, har I allerede forberedt jer på, at her i juli er I måske kun til rådighed og skaber omsætning noget af tiden, eller måske er I væk i hele juli måned.

Derfor er det efter min mening meget vigtigt at have forberedt sig på, at der ikke er den samme omsætning som i de øvrige måneder, og derfor at have styr på følgende:

  • Hvor mange penge er der på kontoen – hvor mange er på vej ind på bankbogen og ikke mindst, hvilke regninger/lønninger skal betales.
  • En god idé er at lægge alle kendte regninger til betaling inden ferien – også dem der skal betales under ferien. Derved undgår I inkasso og yderligere omkostninger.
  • Er der noget i ordrebogen, når I kommer tilbage fra ferie?
  • Er der ordrer, der skal lukkes, inden I tager på ferie?
  • Hvornår indbetaler kunderne de udestående fakturaer? Mange kunder kan komme til at tage sig den frihed med lidt længere betalingsbetingelser under sommerferien.

Det i sig selv kan være nok til at systemet falder til ro. Du får følelsen af overblik og tryghed, men også ro i maven.

Likviditetsudfordringer er et af de mest alvorlige problemer, en virksomhed kan støde ind i.  Mangler man likviditet, kan det have alvorlige og fatale konsekvenser for en virksomhed, da denne kan få problemer med at betale og overholde aftaler. Det er derfor vigtigt, at virksomhedsejeren holder øje med likviditeten – hvis man er forberedt, er det nemmere at gøre noget ved problemet i god tid.

Læs også: Har du (også) svært ved at forstå hvad din revisor siger?

Manglende overblik over din virksomheds økonomi kan give utryghed. Det kan måske give dig en følelse af ikke at have overblikket – for burde du ikke have det som leder? Er du så en god leder? Har du overhovedet styr på tingene?

Den form for usikkerhed kan sætte sig i kroppen. Men det er dit ansvar i sidste ende, for andre gør det ikke for dig.

Til gengæld hvis du har forberedt dig og skabt overblik over økonomien henover sommeren og efter sommerferien, kan du slappe af på ferien.

Sidder du allerede nu og sveder over, om du kan nå alle arbejdsopgaverne inden sommerferien og få nydt ferien sammen med familien? Så er du ikke den eneste. Men den her følelse kan du nemmere undgå ved at få lavet en ‘to-do-liste’.

Solen skinner uden for og sommerferien nærmer sig så småt. Men bunkerne af arbejdsopgaver bliver større og større, jo tættere vi nærmer os ferien. Det er svært at slappe af og nyde tanken om ferien.

Du kan måske undgå ovenstående scenarie, hvis du allerede nu begynder at prioritere og tænke fremad.

For det handler rigtig meget om at være på forkant i stedet for at komme hovedkulds ind i ferien. Derfor anbefaler jeg, at du skaber dig et overblik, så du kan tage stressen ud af det. Det skal dog understreges, at det ikke er det samme som, at vi ikke har travlt op til en ferie – for det har vi.

Vi kommer nemlig ind i ferien i højeste gear og skal igen i samme høje gear fra start, når vi lander efter ferien. Hvordan kan man forberede sig, så det bliver gjort lidt mere gelinde?

Prioritering, prioritering og prioritering

Jeg har nedenfor lavet en lille inspirationsliste, du kan læse igennem og derefter lave din egen ‘to-do-liste’ over ting, der skal laves, inden du og dine medarbejdere tager på ferie.

  • Vær realistisk i forhold til det du kan nå inden ferien. Det er ikke muligt at nå 117 ting inden ferien, og der er heller ikke nogen grund til, at du ender med at gå stresset på ferie. Så lav en oversigt over arbejdsopgaver og se med realistiske briller på, hvilke opgaver du kan nå inden sommerferien.
  • Spær i god tid i din kalender eller bookingsystem, så dine klienter ikke kan booke dig. Husk også at sætte auto-svar på din mail.
  • Giv evt. kunder og kollegaer besked og spørg, om der er noget, I sammen skal have styr på inden ferien.
  • Aftal i god tid med kollegaer om der er opgaver, de kan ”passe”, mens du er væk, og om der er opgaver, du kan ”passe” for dem, når de skal på ferie.
  • Bed om hjælp. Du behøver ikke sidde langt ud på aftentimerne eller møde meget tidligt, fordi du føler, at du skal bære arbejdsopgaverne alene. Det er okay at spørge om hjælp.
  • Er der meget, du skal nå, så aftal prioriteringsrækkefølgen sammen med andre involverede, så både du selv og andre føler, at I kan sætte flueben og gå på ferie med ro i maven.

Du kommer bedre tilbage fra ferie

Når vi kommer tilbage fra ferie, er den ofte hurtigt glemt, hvis vi træder ind på et kontor, hvor arbejdsopgaverne står i bunker og mailen blinker rødt. Derfor er det en rigtig god idé, at der er nogle, der tager noget af læsset fra dit bord. Det kan være at sortere opgaverne, læse mails hvor I er flere på og få svaret kunden. Det kan være alle mulige små fine vinkler, man kan have uddelegeret, som gør, at man kan mærke feriens vingesus bare en lille smule længere, når du træder tilbage på arbejdet.

Hvis man inden, man tager på ferie, kan se, at ens bunker af opgaver nok er flere meter høje, når man kommer tilbage, og der formodentligt ligger 1.000 mails i indbakken, fordi man har været væk i 2-3 uger, så har man måske ikke fået prioriteret rigtigt.

Det vil jeg tale mere om på den anden side af sommerferien.

God arbejdslyst og god ferie, når du kommer så langt.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe overblik og få en bæredygtig virksomhed – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Du sidder måske og tænker, at du faktisk ikke helt kan huske, hvad du fik ud af dit sidste møde med din revisor andet end, at tallene så fine ud på bundlinjen. Det er dog vigtigt, at du forstår hele din virksomhed – også din økonomi – for at få en bæredygtig virksomhed.

Mange synes ikke, at det er det mest spændende at skulle forbi revisoren og tale om, hvordan økonomien står til i virksomheden. Måske er du en af dem, der bare får sendt regnskabet på mail og sender det underskrevet tilbage? Bare rolig du er langt fra den eneste, der gør det.

Er det måske fordi, du egentlig ikke helt ved, hvad din revisor siger, så snart han eller hun åbner munden? Synes du, det er pinligt, at du ikke helt forstår, hvad der er blevet talt om, når du lukker døren og går tilbage til dit eget kontor?

Sådan er det for rigtig mange. Men bare rolig det er der en løsning på.

Vi glemmer, at ikke alle taler samme sprog

Når vi er dygtige til det, vi laver, kommer vi ofte til at antage, at andre også forstår det sprog, vi taler. Nogle revisorer tænker, at alle forstår økonomi, fordi alle jo har en privatøkonomi.

Der er dog forskel på virksomhedsøkonomi og privatøkonomi. Vi forstår godt de mekanismer, der er i vores privatøkonomi, men der er bare så mange andre ting og begreber i virksomhedsøkonomi.

Men når det så er sagt, skal vi huske på, at virksomhedsøkonomi faktisk også ”bare” er husholdningsøkonomi – der skal penge ind, før vi kan bruge penge.

Der sker dog noget i os, når vi taler virksomhedsøkonomi, der gør, at vi ikke tør stille spørgsmål. Vi har ikke lyst til at fremstå udvidende og kan derfor hurtigt ende med bare at nikke og smile, når vi sidder med revisoren. Men det får du ikke særlig meget ud af.

Der findes ikke dumme spørgsmål

”Når jeg har drevet virksomhed i mange år – burde jeg vel også vide en masse om økonomi?

Ja måske, men hvis du ikke tør stille spørgsmålene, så er det svært at blive klogere. Til næste regnskabsmøde kan du måske starte med at spørge mere ind til din revisor og sige:

Nu er det det samme, du har sagt i 10 år, men jeg forstår stadig ikke, hvad det betyder. Kan vi evt. bruge vores årsregnskabsmøde på, at du forklarer mig, hvordan det her hænger sammen? Hvad det betyder for mig som virksomhedsejer? Hvad du synes, jeg skal holde øje med i løbet af det næste år? Hvordan mit næste år skal være?” Osv.

Selvfølgelig skal vi vide, om vores virksomhed har givet over- eller underskud. Men i stedet for at bruge hele årsregnskabsmødet på kun at tale regnskab, så lav en hurtig gennemgang af selve regnskabet og brug så resten af mødet til sparring.

Jeg oplever, at de bedste resultater kommer, når der er et ordentligt og trygt samarbejde, hvor der er plads til at stille spørgsmål. For vi kan jo ikke vide alt om alting – det er simpelthen ikke muligt.

Sådan kommer du til at forstå din revisor:

  • Først og fremmest er det vigtigt, at du erkender, at du ikke forstår, hvad din revisor siger, når I sidder sammen og gennemgår tallene.
  • Sig højt til din økonomiske rådgiver, at du ikke forstår, hvad han/hun siger og bliv ved med at stille spørgsmål indtil du forstår, hvordan tingene økonomisk hænger sammen.
  • Få gjort klart at I ikke skal tale økonomi-sprog. Få din økonomiske rådgiver til at forklare tingene på et hverdagssprog, hvor du også kan være med.
  • Sørg for at der er et trygt miljø på din arbejdsplads, hvor det er okay at stille spørgsmål. Også når det gælder dine medarbejdere, så de tør gå ind i regnskabsafdelingen, hvis de skulle have økonomiske spørgsmål i forbindelse med deres arbejdsopgaver.

Vi har alle brug for pauser på arbejdet. Men kaffepauserne og de sociale snakke kan godt blive for hyppige og for lange. Det påvirker effektiviteten og kan måske ses på virksomhedens bundlinje. Men hvordan tager du som leder hul på sådan et prekært emne?

Kaffepauser, fejring af fødselsdage og andre sociale begivenheder i løbet af måneden. Hyggelige sammenkomster der skaber liv på jobbet, gode relationer og sammenhold. Men sommetider kan det være nødvendigt at se nærmere på, hvor megen tid der egentlig bruges på ’hygge’, og hvor meget hyggen reelt koster. Det kan nemlig vise sig at blive ret ’uhyggeligt’, hvis det i sidste ende giver højt spild, ineffektivitet og påvirker virksomhedens økonomi i negativ retning. Første skridt er, at medarbejderne faktisk forstår, hvad pausetiden egentlig koster.

Jeg sidder ofte med næsen i regnskaberne sammen med mine kunder – virksomhedsejerne – og analyserer, hvad det er, der har påvirket deres overskud, i forhold til de budgetterede forventninger. Noget af det, vi ofte ser, er ”spild”. ”Spildtid” er tit en arbejdsgivers definition på medarbejdertid, der ikke kan faktureres og dermed ender med at påvirke det økonomiske resultat. Men hvordan tager man fat i sådan et problem uden at virke som en chef, der er diktatorisk og nøjeregnende?

Der skal (også) være plads til sociale pauser 

De pauser, man har brug for i løbet af dagen, behøver ikke nødvendigvis at være lange eller skemalagte. Langt de fleste arbejdspladser er da også indrettet sådan, at den enkelte medarbejder kan holde en pause for at hente sig en kop kaffe, ryge en cigaret eller lignende, og det skal der også være plads til.

Alt sammen hører ind under det, der kan betegnes som sociale pauser. Det er pauser, som blandt andet har formålet at undgå fysisk og mental nedslidning. Udover hyggen her og nu betyder de sociale pauser også, at man kommer lidt tættere på hinanden, og at man føler en samhørighed, hvilket kan være med til at få samarbejdet til at glide lettere i en travl dagligdag. Det er jeg stor fortaler for. Det skal lige understreges.

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Problemet opstår først, når pauserne tager overhånd. Når anledningerne til pauserne bliver flere, og pauserne bliver længere. Når medarbejderne så begynder at klage over ikke at have tid nok til arbejdet, og når der bliver løst færre opgaver med de samme ressourcer.

Det kan sagtens lade sig gøre at vende skuden. Det skal bare gøres på en ordentlig måde.

Fire gode råd til at få dine medarbejderne til at forstå, hvad deres pauser koster:

  1. Ved dine medarbejdere, hvad de koster i timen? Mange af dine medarbejdere er måske slet ikke klar over, hvad de koster i timen, når de tager pauser eller holder møder. Tag et personalemøde og tydeliggør med konkrete eksempler, hvad en hypotetisk medarbejder koster med sociale bidrag, forsikringer mm. Der er ingen grund til at udstille nogen, så gør det så informativt og detaljeret som muligt, så de kan spørge til de enkelte elementer i din beregning.
  2. Taler I om økonomien? Mange er bange for at tale økonomi, fordi folk hurtig tror, at der nu er tale om en fyringsrunde, eller at indehaver vil have flere penge til sig selv. Det er derfor efter min mening en god idé at skabe en kultur, hvor I godt kan tale åbent om økonomi, uden det skal have en negativ klang. Et godt råd er: Forbered dig ordentligt, når du vil fremlægge økonomi for dine medarbejdere og lad dem stille spørgsmål. Husk at det er dejligt med nysgerrige medarbejdere.
  3. Har I en ordentlig dialog? Det er vigtigt, at I får en god og konstruktiv dialog om de økonomiske mekanismer. Involver medarbejderne i arbejdet med at skabe eller fastholde et godt arbejdsklima – også uden brug af mange og lange pauser. Lad dem forstå, hvor de kan påvirke tingene i deres egen adfærd. F.eks. kunne det være at blive lidt ekstra en dag, så en bestemt opgave bliver færdig, og man ikke skal bruge tid på den igen dagen efter. 
  4. Er der en fælles forståelse? Når du har taget hul på den ofte svære snak så mærk efter, om der er en fælles forståelse. Ofte vil medarbejderne også gerne have, at der er en god bæredygtig bundlinje, fordi det også har konsekvenser og skaber usikkerhed i deres jobtryghed, hvis økonomien ikke er god.

Men, hvis du til gengæld oplever medarbejdere, der mangler forståelse for, at man ikke behøver holde otte kaffepauser og fem rygepauser i løbet af en arbejdsdag, eller skal gøre en opgave færdig for/hos en kunde samme dag, så er det måske medarbejderen, der har et andet mindset. Og hvis de ikke lever op til virksomhedens værdisæt, så lever de måske heller ikke op til den service, du som leder gerne vil have, din virksomhed har over for jeres kunder.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe forretningsforståelse, og hvordan I påvirker hinanden – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Jeg hører ofte fra arbejdsgivere, at medarbejderne ikke forstår den forretning, de er en del af. Men har du forklaret, hvilken indflydelse de har, eller hvordan økonomien hænger sammen i virksomheden?

Alting koster penge. Det gør pauser ved kaffeautomaten også. Men er dine medarbejdere overhovedet bevidste om det? Har I en dialog om det?

Jeg har arbejdet med et hav af virksomheder, både indenfor produktion, service og håndværk. Virksomheder, der lever af at levere timer – hvor ikke fakturerbare timer måske ender med at spise et eventuelt overskud op.

Læs også: Fire råd til dig, der vil skabe bæredygtig vækst 

Men medarbejderne er ofte ikke bevidste om, at tiden ved kaffeautomaten koster. Måske har du ikke skabt en dialog, hvor du forklarer dine medarbejdere, hvad møder, kaffepauser, ikke fakturerbar tid og dårlig service koster. I så fald er du som rigtig mange andre virksomhedsejere, jeg har siddet med.

Lad mig først understrege, at det er meget vigtigt for en virksomhedskultur, at der er plads til pauser og en snak over kaffen med ens kollegaer. For hvis der ikke er plads til pauser og frihed til at reflektere og tale sammen, mister vi relationen til vores arbejdsplads. Vi kommer til at føle os som maskiner, der stille og roligt bryder ned eller måske skifter vi bare job (hvilket også er dyrt, men det er en anden snak). Så, kaffepausen er vigtig! Men…

Husk at skabe forretningsforståelse i virksomheden

Vi skal alle i virksomheden forstå de økonomiske mekanismer, for at kunne bidrage til at fastholde en fornuftig økonomisk kurs og skabe en bæredygtig virksomhed. Hvis du som leder forstår dem, er der stor værdi i at forklare dine medarbejdere det, så de forstår den forretning, som de er en vigtig brik i.

For hver gang der bliver holdt møde, drukket kaffe eller der er en medarbejder, som på anden måde ikke er produktiv i forhold til arbejdsopgaverne, der ligger på skrivebordet, så koster det virksomheden penge. Det er fakta.

Den grafiske illustration nedenfor viser et tydeligt eksempel på, hvordan tingene hænger sammen. Når virksomheden har en god bæredygtig bundlinje, har vi en god virksomhed. Det betyder, at virksomheden skaber arbejdspladser og dermed har brug for medarbejdere. Når vi har mange gode produktive medarbejdere, der forstår forretningen, og hvordan de enkeltvis bidrager til den, betyder det, at vi har en god bæredygtig bundlinje osv. osv.

Men hvis virksomheden har en dårlig bundlinje, hvor der er røde tal, og den ikke har vækstet i lang tid, så kan det resultere i en sårbar virksomhed, der ikke har mulighed for at skabe arbejdspladser og måske i stedet må fyre medarbejdere. Tingene har en indflydelse på hinanden – både når økonomien går godt, og når den går mindre godt i virksomheden.

Så for at du har en god og stærk økonomi i virksomheden, kan alle have stor glæde af at forstå, hvordan de hver især bidrager til økonomien og forretningen, og hvordan de påvirker netop jeres fødekæde. Hvis du som leder selv forstår disse mekanismer, har du en vigtig opgave i at prøve at få dine medarbejdere til at forstå det. I er sammen om forretningen, og mange medarbejdere er sikkert ikke klar over, hvordan de faktisk har indflydelse på økonomien både positive og negativt, eller hvad f.eks. kaffepauserne koster.

En god dialog er vejen frem

Et sidste tip er dog at huske på, at der er flere måder at tage sådan en dialog med dine medarbejdere på. Det er virkelig vigtigt, at du får skabt en ordentlig dialog, der ikke bare ender op med et påbud om, at kaffepauser fremover kun må vare 5 minutter. Det handler om at finde en løsning, som alle kan nikke ja til og ved, hvilke påvirkninger det har, når man bevidst vælger at gøre noget andet.

Der er rigtig meget at hente ved at få skabt en dialog med dine medarbejdere, så de får forretningsforståelse og viden om virksomhedens økonomi. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal gøre, kan du altid kontakte mig.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe større indsigt i forretningen eller i relationerne, og hvordan I sammen kan vækste og være innovative i jeres virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? 

Så er du velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.