Vi har alle brug for pauser på arbejdet. Men kaffepauserne og de sociale snakke kan godt blive for hyppige og for lange. Det påvirker effektiviteten og kan måske ses på virksomhedens bundlinje. Men hvordan tager du som leder hul på sådan et prekært emne?

Kaffepauser, fejring af fødselsdage og andre sociale begivenheder i løbet af måneden. Hyggelige sammenkomster, der skaber liv på jobbet, gode relationer og sammenhold. Men sommetider kan det være nødvendigt at se nærmere på hvor meget tid, der egentlig bruges på ’hygge’, og hvor meget hyggen reelt koster. Det kan nemlig vise sig at blive ret ’uhyggeligt’, hvis det i sidste ende giver høj spild, ineffektivitet og påvirker økonomien i negativ retning i virksomheden. Første skridt er, at medarbejderne faktisk forstår, hvad pausetiden egentlig koster.

Jeg sidder ofte med næsen i regnskaberne sammen med mine kunder – virksomhedsejerne – og analyserer, hvad det er, der har påvirket deres overskud, i forhold til de budgetterede forventninger. Noget af det vi ofte ser, er ”spild”. ”Spildtid” er ofte arbejdsgivers definition af medarbejdertid, der ikke kan faktureres og dermed ender med at påvirke det økonomiske resultat. Men hvordan tager man fat i sådan et problem uden at virke som en chef, der er diktatorisk og nøjeregnende?

Der skal (også) være plads til sociale pauser 

De pauser, man har brug for i løbet af dagen, behøver ikke nødvendigvis at være lange eller skemalagte. Langt de fleste arbejdspladser er da også indrettet sådan, at den enkelte medarbejder kan holde en pause, for at hente sig en kop kaffe, ryge en cigaret eller lignende og det skal der også være plads til.

Alt sammen hører ind under det, der kan betegnes som sociale pauser. Det er pauser, som har et formål om f.eks. at undgå den fysiske og mentale nedslidning. Udover hyggen her og nu betyder de sociale pauser også, at man kommer lidt tættere på hinanden, og at man føler en samhørighed, hvilket kan være med til at få samarbejdet til at glide lettere i en travl dagligdag. Det er jeg stor fortaler for. Det skal lige understreges.

Læs også: Ved dine medarbejdere, hvad kaffepausen koster?

Problemet opstår først, når pauserne tager overhånd. Når anledningerne til pauserne bliver flere, og pauserne bliver længere. Når medarbejderne så begynder at klage over ikke at have tid nok til arbejdet, og når der blive løst færre opgaver med de samme ressourcer.

Det kan sagtens lade sig gøre at vende skuden. Det skal bare gøres på en ordentlig måde.

Fire gode råd til få dine medarbejderne til at forstå, hvad deres pauser koster:

  1. Ved dine medarbejder hvad de koster i timen? Mange af dine medarbejdere er måske slet ikke klar over, hvad de koster i timen, når de tager pauser eller holder møder. Tag et personalemøde og tydeliggør med konkrete eksempler, hvad en hypotetisk medarbejder koster med sociale bidrag, forsikringer m.m. Der er ingen grund til at udstille nogen, så gør det så informativt og detaljeret så muligt, så de kan spørge til de enkelte elementer i dig beregning.
  2. Taler I om økonomien? Mange er bange for at tale økonomi, fordi folk hurtig tror, at der nu er tale om en fyringsrunde, eller at indehaver vil have flere penge til sig selv. Det er derfor en god ide at skabe en kultur, hvor I godt kan tale åbent om økonomi, uden det skal have en negativ klang. Så et godt råd er: Forbered dig ordentlig, når du vil fremlægge økonomi for dine medarbejdere og lad dem stille spørgsmål. Husk at det er dejligt med nysgerrige medarbejdere.
  3. Har I en ordentlig dialog? Det er vigtigt, at I får en god og konstruktiv dialog omkring de økonomiske mekanismer. Involver medarbejderne i arbejdet med at skabe eller fastholde et godt arbejdsklima – også uden brug af mange og lange pauser. Lad dem forstå, hvor de kan påvirke tingene i deres egen adfærd. F.eks. kunne det være at blive lidt ekstra en dag, så en bestemt opgave bliver færdig, og at man ikke skal bruge tid på den igen dagen efter. 
  4. Er der en fælles forståelse? Når du har taget hul på den ofte svære snak, så mærk efter om der en fælles forståelse. For ofte vil medarbejdere også gerne have, at der er en god bæredygtig bundlinje, fordi det også har konsekvenser og skaber usikkerhed i deres jobtryghed, hvis økonomien ikke er god.

Men, hvis du til gengæld oplever medarbejdere, der mangler forståelse for, at man ikke behøver, holder otte kaffepauser og fem rygepauser i løbet af en arbejdsdag, eller skal gøre en opgave færdig hos en kunde samme dag, så er det måske medarbejderen, der har det forkerte værdisæt. Og hvis de ikke lever op til virksomhedens værdisæt, så lever de måske heller ikke op til den service, du som leder gerne vil have, din virksomhed har over for jeres kunder.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe forretningsforståelse og hvordan I påvirker hinanden – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Jeg hører ofte fra arbejdsgivere at medarbejdere ikke forstår den forretning, de er en del af. Men har du forklaret, hvilken indflydelse de har, eller hvordan økonomien hænger sammen i virksomheden?

Alting koster penge. Det gør pauser ved kaffeautomaten også. Men er dine medarbejdere overhovedet bevidste om det? Har I en dialog om det?

Jeg har arbejdet med et hav af virksomheder, både indenfor produktion, service og håndværk. Virksomheder, der lever af levere timer. Og hvor ikke fakturerbare timer – måske ender med at spise et eventuelt overskud op.

Læs også: Fire råd til dig, der vil skabe bæredygtig vækst 

Men medarbejderne er ofte ikke bevidste om, at tiden ved kaffeautomaten koster. Måske har du ikke skabt en dialog, hvor du forklarer dine medarbejdere hvad møder, kaffepauser, ikke fakturerbar tid og dårlig service koster. I så fald er du som rigtig mange af de virksomhedsejere, jeg har siddet med.

Lad mig først understrege, at det er enormt vigtigt for en virksomhedskultur, at der er plads til pauser og en snak over kaffen med ens kollegaer. For hvis der ikke er plads til pauser og frihed til at reflektere og tale sammen, så mister vi relationen til vores arbejdsplads. Vi kommer til at føle os som maskiner, der stille og roligt bryder ned eller i dette tilfælde, skifter vi måske bare job (hvilket også er dyrt, men en anden snak). Så – kaffepausen er vigtig! Men…

Husk at skabe forretningsforståelse i virksomheden

Vi skal alle i en virksomhed forstå de økonomiske mekanismer, for at kunne bidrage til at fastholde en fornuftig økonomisk kurs og skabe en bæredygtig virksomhed. Hvis du som leder forstår dem, så er der stor værdi i at forklare dine medarbejdere det, så de forstår den forretning, som de er en vigtig brik i.

For hver gang der bliver holdt møde, drukket kaffe eller en medarbejder, der på en anden måde ikke er produktiv i forhold til de arbejdsopgaver, der ligger på skrivebordet, så koster det virksomheden penge. Det er fakta.

Den grafiske illustration nedenfor viser et tydeligt eksempel på, hvordan tingene hænger sammen. Når virksomheden har en god bæredygtig bundlinje, så har vi en god virksomhed. Det betyder, at virksomheden skaber arbejdspladser og dermed har brug for medarbejdere. Og når vi har mange gode produktive medarbejdere, der forstår forretningen, og hvordan de enkeltvis bidrager til den, så betyder det, at vi har en god bæredygtig bundlinje osv. osv.

Men hvis virksomheden har en dårlig bundlinje, hvor der er røde tal, og der ikke er vækstet i lang tid, så kan det resultere i en sårbar virksomhed, der ikke har mulighed for at skabe arbejdspladser og måske i stedet må fyre medarbejdere. Tingene har en indflydelse på hinanden. Både når økonomien går godt, men også når den går mindre godt i en virksomhed.

Så for at du har en god og stærk økonomi i virksomheden, kan alle have stor glæde af at forstå, hvordan de hver især bidrager til økonomien og forretningen, og hvordan de påvirker netop jeres fødekæde. Hvis du som leder, selv forstår disse mekanismer, så har du en vigtig opgave i at prøve at få dine medarbejdere til at prøve at forstå det. I er sammen om forretningen, og mange medarbejdere er sikkert ikke klar over, hvordan de faktisk har indflydelse på økonomien både positive og negativt, eller hvad f.eks. kaffepauserne koster.

En god dialog er vejen frem

Et sidste tip er dog at huske på, at der er flere måder, at tage sådan en dialog med dine medarbejdere på. Det er enormt vigtigt, at du får skabt en ordentlig dialog, der ikke bare ender op med et påbud om, at kaffepauser fremover kun må vare 5 minutter. Det handler om at finde en løsning, som alle kan nikke ja til og ved, hvilke påvirkninger det har, når man bevidst vælger at gøre noget andet.

Men der er rigtig meget at hente ved at få skabt en dialog med dine medarbejdere, så de får forretningsforståelse og viden om virksomhedens økonomi. Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal gøre, så kan du altid kontakte mig.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du kan skabe større indsigt i forretningen eller i relationerne, og hvordan I sammen kan vækste og være innovative i jeres virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? 

Så er du velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Du vil gerne vækste, men hvor skal du starte? Jeg rådgiver virksomheder i at skabe økonomisk overblik, få viden om talenter og indsigt i organisationen. Det gør jeg ved at komme 360 grader rundt for at skabe en bæredygtig virksomhed, både økonomisk og menneskeligt. Her er fire gode råd til, hvordan du som virksomhedsejer kan starte  væksten, der passer til dig og din virksomhed. Og vi starter med dig selv.

For det med at skabe vækst og nye tiltag i din virksomhed handler i lige så høj grad om dig selv, dine talenter, dit lederskab og ikke mindst dine visioner. Start med at kigge 360 grader om dig selv. Hvad er dit bedste bidrag til virksomheden? Hvad er dine naturlige talenter, altså hvad er du særligt dygtig til? Hvad er dine værdier? Hvor er dine stærkeste kort i forhold til kunder og dit personale? Et 360 graders eftersyn af dig selv, kan derefter følges op af et 360 graders eftersyn af din virksomhed.

I sidste uges blogindlæg tog jeg fat på, at der er rigtig meget at hente ved at starte væksten med, at kigge sig selv dybt i øjnene.

Læs mere: Skal din virksomhed vækste? Så bør du måske starte her…

I dag giver jeg dig nogle helt konkrete råd til, hvordan du kommer godt i gang, når du gerne vil flytte dig selv som menneske, for at du også kan flytte din virksomhed i den retning du ønsker:

Fire råd til, hvordan du kan starte en bæredygtig vækst for dig og din virksomhed

  1. Find ud af hvad du er rigtig god til, og hvad du er knap så god til. Accepter at du ikke altid kan alt det du gerne vil. Uddeleger i stedet for de opgaver som dræner dig og som du måske bruger unødig meget tid på. På den måde får du frigivet tid, så du kan gøre det, du er rigtig god til – til glæde og gavn for både dig selv og din virksomhed.
  2. Er du den leder, du gerne vil være? Og ved du, hvilken leder du vil være? I en vækstfase eller på vej mod nye tiltag, kan det være værdifuldt at kigge nærmere på, hvilken rollemodel du som leder gerne vil være. Måske er der noget, som skal justeres for at du selv, eller dine medarbejdere kan performe bedre? Det handler om at være tydelig og tydeligheden skal understøttes af din adfærd.
  3. Hvilken adfærd har du? Stemmer den adfærd du har overens med det, du siger over for dine medarbejdere, kunder og andre samarbejdspartnere.? Er din virksomhed for eksempel kendt for et højt serviceniveau og en uformel omgangstone, skal det være noget alle genkender i imellem dig og dine relationer.
  4. Hvordan indgår du i relationer med dine medarbejdere eller dine kunder? Du kan ikke lave om på andre, men du kan forholde dig til, hvordan du er og reagere i samspillet med andre. Her kunne det måske være en god ide at tænke; ”Jeg kan flytte mig i forhold til, hvordan jeg er sammen med dig”. Som virksomhedsejer er det okay at tilpasse sig i forhold til, hvilken medarbejder eller kunde, du taler med – min erfaring er, at det ofte er små forandringer eller det at man bevidst undlader at reagere eller reagere med nysgerrighed på den anden, sommetider kan skabe mirakler for både slutresultat, motivation og samarbejde.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomhed kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

Verden kan ses og forstås på mange forskellige måder, men det kan være svært at se udover ens eget perspektiv. I denne guide giver jeg dig tre metoder til at se verden gennem dine medmenneskers briller.

Mødet med andre er forbundet med en masse indtryk. Både det verbale og det non-verbale. Og vi reagerer alle ofte pr. automatik på det vi ser, hører og fornemmer.

Det at møde andre uden automatik er nok ikke 100 pct. muligt, men at starte med et ønske om at møde andre med åbenhed og nysgerrighed er en god begyndelse.

Hold ørerne åbne, og observer dig selv

Et godt sted at starte med denne nysgerrighed er at holde munden lukket og ørerne åbne. Mange er ofte i gang med at forberede svaret på det, den anden siger, og det betyder, vi ikke lytter fuldt og helt.

Noget andet er at stille den anden spørgsmål i stedet for at antage, hvad du selv tror, den anden mener. Det er nemlig sjældent, at det, vi tror og tænker om noget, er det samme som det, den anden siger. Ord kan betyde noget forskelligt, og for hver af os er der nuancer.

Læs også: Føler du, at du altid har ret?

For det tredje, så begynd at observere dig selv. Vær nysgerrig på dig selv. Spørg dig selv: Gad vide, hvorfor jeg reagerer på den måde? Hvor har jeg mon lært at have denne holdning? Er der noget i det, den anden siger, som vækker en frygt i mig?

Vær nysgerrig på dine relationer

Vores perspektiv er dannet af vores personlighedstype, opvækst, forældre, skolegang, kultur, religion, arbejdsplads, venner og partner. Så det at se verden fra et andet perspektiv kan være utrolig svært. Men det er også spændende at få indsigt i, hvordan den samme situation eller oplevelse kan ses på flere måder.

Så vær åben og villig til at være nysgerrig på dine relationer. Når du kan møder dine relationer med åbenhed, opstår der accept og respekt for, at verden kan opleves på mange måder, og at alle måder er lige spændende og interessante.

Ønsker du mere inspiration til, hvordan du og dine medarbejdere kan skabe forståelse for hinandens fantastiske forskelligeheder? 

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.

 

 

Vi kender dem alle sammen – de mennesker, der bare altid skal have ret. Som rådgiver og coach oplever jeg af og til klienter, der mener, at de ved bedst selv. Men hvem bestemmer egentlig, hvad der er rigtigt eller forkert? 

Rigtigt eller forkert – hvem bestemmer egentlig det? Jeg har altid haft det lidt stramt med at noget kan være rigtigt eller forkert. Altså bortset fra lovgivning og matematik. Lige der skal der gerne være et rigtigt facit.  

Men udover på de to områder, kan det rigtige så være forkert, og kan det forkerte være rigtigt? Ja det kan det godt, alt efter hvilke briller vi kigger igennem. Og det er vigtigt at huske – både i privatlivet såvel som i arbejdslivet. 

For mig handler det ikke så meget om, hvorvidt vi opfatter tingene forskelligt, for det gør vi. Det handler heller ikke om, at vi dømmer hinanden, for det gør vi. Men det handler mere om, at vi dømmer hinanden hårdt – ofte for hårdt. 

Lyt nysgerrigt til dem, der mener noget andet end dig 

Når vi dømmer rigtig og forkert kan det handle om mange ting. Det kan handle om, at vi er stædige eller er tilbøjelige til at være bedrevidende. Vi kan være perfektionistiske og derfor have det svært med ”fejl” – en “fejl” er jo ofte bare en erfaring, vi kan have glæde af i fremtiden. Vores personlighedstyper har også stor betydning for, hvordan vi opfatter verden. Ligeså såvel som den måde vi er blevet præget på gennem opvækst, skoler, arbejdskulturer, religion, venner, partnere osv.  

Det er de færreste, der har en intention om at blive opfattet som ”for meget”, når de starter en samtale med en anden. Men vi kan i vores iver komme til at være netop det, overfor den person vi vil ”overbevise” om vores eget rigtigt eller forkert.  

I de situationer, hvor vi evner at være nysgerrige og lytte – altså virkelig lytte – til dem, der mener noget andet end os, ja så bliver vi mere rummelige og accepterende overfor hinanden. Og jeg vil gerne understrege, at det at lytte nysgerrigt er ikke det samme som, at man nødvendigvis skal komme til enighed. At komme til enighed om, at man er uenige, det er også godt. 

Kig på dig selv først 

Når jeg rådgiver klienter, der kan have en trang til at tale i “rigtigt og forkert” sprog – både i forhold til sig selv, omgivelserne og/eller beslutninger i forhold til økonomi, så udfordrer jeg dem med perspektiver fra den modsatte side. Ikke fordi jeg nødvendigvis er enig eller uenig, men blot for at sætte lys på, at andre kunne have en anden opfattelse af den pågældende situation, end klienten selv har. 

Jeg mener, at en stor del af ens egen udvikling handler om at have modet til at kigge på sig selv først. Og husk på, at den, der har sværest ved at se dig fuldt ud, er…. JA, lige præcis dig selv. Du er både rigtig og forkert. Det er jeg også. Men at vide, at det er sådan det forholder sig, gør det meget nemmere at rumme, at vi kan have forskellige holdninger. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?  

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig. 

 

 

Jeg bliver jævnligt spurgt, hvorfor jeg kalder mig praktisk økonomisk rådgiver. Og svaret er egentlig ganske enkelt. Det er, fordi jeg altid arbejder med og taler om økonomi fra et praktisk udgangspunkt.  

For mig er økonomi et håndværk som jeg gennem tiden har sat en ære i at udføre bedst muligt. Og med bedst muligt mener jeg naturligvis korrekt. Men mest af alt skal det være informativt og brugbart, for dem jeg enten har været ansat hos eller for mine kunder.  

Jeg har ingen lang teoretisk økonomisk baggrund bag mig og kan derfor ikke alle teorierne. Det, jeg har gjort i stedet, er at lytte og spørge for at forstå, hvilken forretning jeg skal lave økonomi for. Når jeg lytter og spørger, kan jeg danne mig et indtryk af, hvilke behov ledelsen kan have for at få et overblik over, hvordan det står til med deres virksomhed. Jeg får også et overblik over, hvor stor en økonomiforståelse den enkelte leder har, samt hvilken form for rapporteringstal de har brug for udover de økonomiske.  

Et budget skal være mere end sorte og røde tal 

Når jeg arbejder med virksomhederne, sørger jeg for, at vi forstår hinanden, og at det materiale, vi bruger, er skræddersyet til virksomheden og lederen. Det skal være en informativ økonomisk rapportering og et budget med alle de andre ting, som også kan være vigtige at vide noget om.  

Og det er forskelligt, hvad hver enkelt virksomhed har brug for af detaljer udover de økonomiske tal. Er det f.eks. et fitnesscenter, kunne det være rart at vide noget om antal medlemmer, til- og afgange eller en opdeling af omsætningen. Jeg tilpasser altid budget og rapporteringen til den enkelte virksomhed. 

Når jeg som praktisk økonomisk rådgiver har forståelse for virksomheden, kigger jeg også i økonomiafdelingens arbejdsrutiner efter steder, hvor vi kan bruge informativ bogføring. Det kan f.eks. være ekstra dimensioner, mere sigende bogføringstekster, udnytte et modul i ERP-systemet eller forretningsgangene på tværs af organisationen. Et eller andet sted havner de fleste af virksomhedens data i virksomhedens ERP-system, og så kan man jo lige så godt skrive noget alle kan læse og forstå.  

Der er mange penge at spare i, at medarbejderne trives 

At være praktisk økonomisk rådgiver er for mig også at se alt det, der foregår i resten af organisationen – trivsel og stress, udvikling af mennesker og produkter, adfærd og samarbejde. For kun på tværs af organisationen, faggrænser og heiraki skaber vi økonomiske og menneskelige bæredygtige virksomheder.  

At turde stoppe op og prioritere i en travl hverdag. Skabe balance og tjekke, at alle er med på virksomhedens værdier, hvordan vores adfærd afspejler det vi gerne vil og forståelse for hinanden der skaber rummelighed. Og det er også sund økonomi og fornuftig ledelse at kigge på hele virksomheden.  

Der er mange penge at spare i, at mennesker trives, at alle arbejder i samme retning, rummer hinandens forskelligheder, men også at alle er bevidste om, at kun med en sund økonomi skabes der en bæredygtig virksomhed, der er attraktiv for markedet og for de ansatte på den lange bane. 

Du og din økonomiske rådgiver skal tale samme sprog 

Derudover udfordrer jeg lederne og/eller ejerne til at tage ansvar for at forstå de økonomiske mekanismer i deres virksomhed – også selv om det kan være svært at forstå. Men man må godt kræve af sin økonomiske samarbejdspartner, at de giver sig tid til at tale i et sprog, du forstår. De forstår jo heller ikke, hvis du taler i dit fagsprog, vel? 

Det handler om, at vi øver os i at tale samme sprog, når vi taler god økonomi i virksomhederne. Men det handler også om at forstå, at der ligger god sund økonomisk fornuft i at kigge på hele virksomheden. 

Prioriterer du at forstå din virksomhed – både menneskeligt og økonomisk? Taler du og din økonomiske rådgiver samme sprog? Og har du tillid til, at du kan spørge om alt – også det du ikke forstår? Hvis ikke så start hellere i dag end i morgen. 

Ønsker du mere inspiration til, hvordan din virksomheds økonomi kan vækste og være innovativ – både menneskeligt og økonomisk?  

Så er du altid velkommen til at melde dig til mit nyhedsbrev eller kontakte mig.